El poder de una buena convocatoria de medios

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Uno de los objetivos principales de todas las marcas es darse a conocer a los medios. Y la mejor estrategia para dar visibilidad a un producto, comunicar un lanzamiento estrella o su nueva imagen o portavoz, es hacerlo en un evento con una buena convocatoria. A través de ellos, no solo podemos fidelizar a los clientes reforzando los valores y espíritu de marca, sino que también es la oportunidad perfecta para captar nuevos y, más importante, captar la atención de los medios de comunicación.

Salir publicado en un medio, y sobre todo si es especializado, repercute de forma directa en la marca mejorando su reputación, dándole más prestigio, credibilidad, notoriedad y posicionándola mejor respecto a su competencia. Por ello, los eventos se convierten en los momentos más esperados por las marcas. Pero, ¿dónde reside el éxito de un evento? En la convocatoria.

Estos son los puntos más importantes a tener en cuenta para realizar una buena convocatoria que consiga seducir a los periodistas:

1. Pensar en el enfoque más noticiable. El mensaje es la clave y el centro de todo. Los medios están saturados de noticias que reciben a diario y que, por espacio, se ven obligados a descartar. Para convencerlos de que acudan a nuestra cita, tenemos que encontrar el ángulo más noticiable y ofrecerles argumentos que justifiquen la asistencia de los redactores o los jefes de sección.

2. Selección del espacio. Una vez hemos encontrado ese enfoque, tenemos que elegir el mejor escenario posible para el evento. Hay que tener en cuenta los siguientes detalles: que sea suficientemente amplio para acoger a todos los invitados y que estén cómodos, preparado para cubrir nuestras necesidades técnicas (sonido, iluminación, proyección…), céntrico y accesible, con capacidad de personalización para el branding, acorde con la temática del evento, y que nos permita sorprender a nuestros invitados para convertir el evento en una experiencia única. Y encontrar un espacio que los cumpla todos y esté disponible, no es tarea fácil.

3. Save the date. Conciso y con tiempo. La clave está en explicar clara y brevemente: quién, qué, dónde y a qué hora. Lo ideal es enviar el Save the date con 15 días de antelación para prevenir a los periodistas y se agenden el evento, y la convocatoria unos días antes. ¡Importante! Elegir bien la fecha y la hora (¿qué día de la semana tienen el cierre?, ¿cuando les viene mejor salir de la redacción?).

4. Llamar o no llamar, pero nunca acosar. Es absolutamente necesario hacer seguimiento de la convocatoria para poder elaborar listado y número de confirmados y saber qué nos vamos a encontrar el día del evento. Pero tenemos que ser conscientes de que los medios reciben cientos de correos a diario y que, puede ser, que nuestra convocatoria haya pasado desapercibida. Por lo que una de las mejores opciones es levantar el teléfono sólo en aquellos casos en los que sabes que tu llamada será bien recibida. Y contactar con el resto a través de vías menos “invasivas” como por ejemplo a través de las redes sociales o Whatsapp.

5. Duración y puntualidad. Hay que procurar siempre que el evento empiece a la hora prevista en la invitación. En caso que haya una primera parte de presentación, es importante que ésta no dure más de lo necesario. El objetivo es que los periodistas que tengan que irse rápido lo hagan habiendo escuchado la información más importante.

6. El regalo. No podemos dejar que los invitados se vayan sin un recuerdo del evento. Es el broche final y es importante que esté muy bien pensado. Un detalle personalizado por la marca, y que incluya al menos un producto, hará que los periodistas tengan más presente la marca y en un futuro se acuerden de nosotros a la hora de elaborar un artículo.

7. Seguimiento y agradecimientos. Hay que quedar siempre bien con los periodistas y agradecer su asistencia a todos aquellos que hayan dedicado su tiempo a acudir a nuestro evento. Además, podemos aprovechar este email para enviar la nota de prensa con todos los materiales que hayamos generado (información, fotos, declaraciones…). La rapidez es vital para conseguir mayor difusión de la información y este material será bien recibido por los periodistas y nos permitirá conseguir un mejor clipping con apariciones de calidad.

En definitiva, realizar una buen convocatoria supone mucho trabajo, esfuerzo y, sobre todo, paciencia. Pero, siguiendo estos pasos, tendremos mucho trabajo ganado. Y no hay nada más satisfactorio que un trabajo bien hecho.

Sofía Esnaola

Account Executive

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